Article Die Lösung für überhöhte Ausgaben: ‘Software Asset Management’
Von Insight UK / 4 May 2020 / Themen: Software
Von Insight UK / 4 May 2020 / Themen: Software
Erfolgreiche Unternehmen sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, ihre Kosten zu optimieren. Warum sollten Sie Geld für unnötige Ausgaben ausgeben, wenn Sie diese finanziellen Ressourcen in das Wachstum Ihres Unternehmens investieren können? Die meisten Unternehmen sind sich jedoch nicht bewusst, welche enormen Summen durch die einfache Optimierung ihres Softwarebestands eingespart werden können.
In unsicheren Zeiten kann schon eine leichte Steigerung der Einnahmen oder eine Senkung der Ausgaben erhebliche Auswirkungen auf die Rentabilität eines Unternehmens haben. Kostensenkungen können sowohl für kleine Organisationen als auch für größere Unternehmen den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg bedeuten, und es gibt viele Möglichkeiten, dies zu erreichen, z. B. durch die Senkung der Produktionskosten, die Beschaffung alternativer Lieferanten oder die Entwicklung besserer Marketingstrategien. Aber wussten Sie, dass auch die Software auf den Geräten Ihrer Mitarbeiter ein enormes Kosteneinsparungspotenzial birgt?
Wenn Sie darüber nachdenken, ist Software nur ein weiterer Vermögenswert Ihres Unternehmens - ein Wertgegenstand, den Ihr Unternehmen besitzt. Sie könnten zum Beispiel ein Inventar aller Stühle in Ihren Büros haben. Sie könnten sogar eine Liste der Stühle nach Größe, Farbe oder anderen Merkmalen erstellen. Wenn ein Unternehmen expandiert, werden möglicherweise mehr Stühle benötigt. Unternehmen werden jedoch immer unnötige Ausgaben vermeiden und nur so viele Stühle kaufen, wie sie benötigen.
Das Gleiche gilt für Softwarelizenzen. Sind Sie sich darüber im Klaren, welche Lizenzen Sie besitzen und wie viele dieser Lizenzen Sie wirklich benötigen? Verwenden Ihre Mitarbeiter die Software gemäß den von Ihnen abgeschlossenen Verträgen? Wenn Sie die Antwort auf all diese Fragen nicht kennen, schöpft Ihr Unternehmen wahrscheinlich nicht den vollen Wert seiner Investitionen aus und riskiert sogar Einkommensverluste durch Geldstrafen und Bußgelder. Untersuchungen von Gartner zeigen, dass Unternehmen ihre Softwareausgaben um bis zu 30 % senken könnten, wenn sie ihre Softwareverwaltung optimieren würden.
Managing your software assets
Die Verwaltung von Software mag nicht nach einer komplexen Aufgabe klingen, vor allem nicht für Unternehmen mit einem eigenen IT-Team im Haus. Für größere Unternehmen mit einem sehr dynamischen Umfeld stellt dies jedoch oft eine Herausforderung dar. Wie behalten Sie den Überblick über die Software auf den Geräten von Tausenden von Mitarbeitern, die alle in verschiedenen Abteilungen mit spezifischen Prioritäten arbeiten? Möglicherweise verwenden sie Software-as-a-Service (SaaS)-Anwendungen, die ohne spezielle Tools nicht zu verfolgen sind. Dieses Konzept, das auch als Schatten-IT bezeichnet wird, birgt viele Risiken. Wenn Sie beispielsweise wichtige Geschäftsdaten über Dropbox freigeben, könnten Sie zur Zielscheibe für Cyberkriminelle werden, oder es drohen Geldstrafen, da diese Anwendungen ebenfalls bestimmte Lizenzen erfordern.
Die Lösung ist Software Asset Management (SAM), eine Strategie, die zu einer besseren Entscheidungsfindung bei Softwarelizenzen führt und Ihre Gesamtkosten senkt.
Und wie? Vor allem müssen Ihre Software-Assets den Vorschriften entsprechen: Sie sollten die richtigen Lizenzen für Ihre Verfahren kaufen und die Vertragsbedingungen einhalten. Eine Lizenz zu besitzen bedeutet nicht, dass Sie die Software für alles Mögliche verwenden können. Es kann vertragliche Einschränkungen geben, und oft sind zusätzliche Lizenzen erforderlich. Außerdem müssen die Lizenzen rechtzeitig erneuert werden. Die Beschaffung einer neuen Lizenz ist in der Regel teurer als die Verlängerung einer bestehenden Lizenz. Oracle beispielsweise erhebt für jeden Tag, um den sich die Verlängerung verzögert, eine Gebühr von 1,5 % für die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand.
Die Einhaltung von Vorschriften ist besonders wichtig, da Unternehmen immer auf ein Audit vorbereitet sein müssen. Nach Untersuchungen von Gartner müssen zwei von drei Unternehmen in den nächsten Jahren mit einem Audit durch einen Hersteller rechnen. Unregelmäßigkeiten führen oft zu Geldstrafen, die viel mehr kosten als der Kauf der entsprechenden Lizenz. Abgesehen von den direkten finanziellen Verlusten schadet ein negatives Audit auch dem Ruf eines Unternehmens.
Um auf Nummer sicher zu gehen, beschaffen viele Organisationen oft mehr Lizenzen, als sie tatsächlich benötigen. Damit vermeiden sie zwar Strafen, verschwenden aber dennoch Geld, das in anderen Bereichen besser investiert werden könnte. Unternehmen neigen auch dazu, für Softwarepakete zu zahlen, die Lizenzen enthalten, die sie nicht benötigen. Wenn Ihre Mitarbeiter zum Beispiel nur Photoshop verwenden, sollten Sie nicht das gesamte Adobe-Paket kaufen. Diese so genannte Überbeschaffung tritt auch auf, wenn Unternehmen ihre Daten in die Cloud verlagern. Meistens zahlen sie für viel mehr überdimensionierte Ressourcen, als sie wirklich brauchen.
Alle großen Hersteller - Microsoft, IBM, Oracle und SAP - haben unterschiedliche Herausforderungen und Erwartungen, die Sie berücksichtigen müssen. Comliance bedeutet, dass Ihr Lizenzbestand mit den Vertragsbedingungen übereinstimmt. Ein ordnungsgemäßer SAM-Prozess kann Ihnen nicht nur dabei helfen, die Compliance zu erreichen, sondern auch den Wert Ihrer Investition zu steigern. Sobald Sie einen klaren Überblick über die Lizenzen haben, die Sie besitzen, können Sie für die Zukunft richtig planen. Wenn also ein neues Projekt Software erfordert, wissen Sie sofort, wie viele Lizenzen Sie besitzen und welche beschafft werden müssen. Sie können auch eine Lizenz neu zuweisen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder in eine andere Abteilung versetzt wird. Und schließlich können Sie finanzielle Verluste durch die Minderung von Sicherheitsrisiken begrenzen, wenn Sie einen Überblick darüber haben, welche Software im Einsatz ist.
Inzwischen sollte klar sein, dass SAM Ihnen helfen kann, Verschwendung zu vermeiden. Es geht jedoch um mehr als nur um Software und Technologie. Wenn keine geeigneten Prozesse vorhanden sind, können die Mitarbeiter ineffektiv sein und die Technologie könnte versagen. Menschen, Prozesse und Produkte müssen daher aufeinander abgestimmt sein. Glücklicherweise gibt es Tools, die Ihnen dabei helfen, Ihre Umgebung zu scannen, um einen Gesamtüberblick über die eingesetzte Software zu erhalten. Diese Tools verwalten automatisch Ihre Lizenzen und sorgen für die Einhaltung der Vorschriften. Schließlich ändern sich Lizenzen häufig, und es ist schwer, auf dem Laufenden zu bleiben. Dies führt zu fundierteren Entscheidungen über Ihre Softwarelizenzen.
Insight bietet mehr als nur die Einhaltung von Vorschriften. Wir bieten die wichtigsten Optimierungsdienste, um Ihr Unternehmen bei der Verwaltung seines Softwarebestands zu unterstützen und sicherzustellen, dass Sie in Ihren Verträgen die besten Bedingungen aushandeln können. Ein Softwarehersteller könnte Ihnen zum Beispiel einen netten Preisnachlass gewähren, aber gleichzeitig Ihren Konkurrenten noch bessere Konditionen einräumen. Und brauchen Sie wirklich alle Cloud-Services, für die Sie bezahlen? Vielleicht könnten Sie das gleiche Leistungsniveau mit weniger Ressourcen aufrechterhalten.
Darüber hinaus bietet Insight auch Consulting Services an und stellt sicher, dass die Kunden gut auf ein Audit vorbereitet sind. Wir führen Compliance-Prüfungen durch, um festzustellen, ob Sie zusätzliche Lizenzen benötigen oder ob Sie mehr kaufen, als Sie nutzen. Wir implementieren auch SAM-Tools in Ihrer Umgebung und können sogar Ihren gesamten Software-Lebenszyklus verwalten, um sicherzustellen, dass Sie eine schlanke und zweckmäßige IT-Lieferkette haben, die die Entwicklung Ihres Unternehmens unterstützt.
