Article Sechs Schritte für eine erfolgreiche Copilot-Einführung
Sechs Schritte für eine erfolgreiche Copilot-Einführung
By Insight Editor / 2 Sep 2024 / Topics: Microsoft 365 Cybersecurity Microsoft 365 Copilot
Microsoft Copilot – das jüngste Mitglied der Microsoft-Familie stellt sich vor
Microsoft Copilot ist die neueste Innovation aus dem Hause Microsoft und hat sich in kürzester Zeit weltweit zu einem Wendepunkt für Unternehmen entwickelt. Copilot automatisiert Aufgaben, generiert kreative Inhalte und rationalisiert Arbeitsabläufe. Damit revolutioniert es unsere bisherige Arbeitsweise! Die erfolgreiche Einführung von Copilot erfordert jedoch eine sorgfältige Planung, Ausführung und konstante Verwaltung.
Die Herausforderungen meistern
Die potenziellen Vorteile von Copilot sind für Unternehmen von großem Nutzen. Doch damit Copilot erfolgreich eingeführt wird, müssen die wichtigsten Herausforderungen, die mit seiner Implementierung einhergehen, gemeistert werden. Datensicherheit – insbesondere bei sensiblen Unternehmensdaten – ist ein zentrales Thema, wenn es um die Implementierung großer Sprachmodelle (LLMs) geht, die KI-gestützte Produktivitätsfunktionen bieten.
Vor der Entscheidung für Copilot müssen Unternehmen sich darüber im Klaren sein, dass der Zugriff von LLMs auf die falschen oder ungeeigneten Daten zu Fehlinformationen führen kann. Diese Fehlinformationen können zu Datenschutzverletzungen und Compliance-Verstößen führen sowie die Grundlage für falsche Geschäftsentscheidungen bilden und das Vertrauen der Kunden schädigen.
Deshalb ist es unerlässlich, dass die richtigen Berechtigungen und Zugriffskontrollen angewendet werden, um diese Datensicherheitsbedenken auszuräumen bzw. ihnen vorzubeugen. Unternehmen müssen sicherstellen,
- dass ihre Mitarbeiter ausschließlich auf die Daten zugreifen können, für die sie eine Berechtigung haben.
- dass sensible Unternehmensdaten nicht nach außen dringen.
Es ist also notwendig zu gewährleisten, dass Copilot keinen Zugriff auf streng vertrauliche Daten erhält. Wirksame Strategien für das Änderungsmanagement, klare Kommunikation und Schulungen für Mitarbeiter sind unverzichtbar. Insight hat einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden entwickelt, um Unternehmen bei der erfolgreichen Einführung von Copilot zu unterstützen:
1. Entscheiden Sie, wie Sie Copilot verwenden möchten: Dies ist der wichtigste Teil einer jeden Copilot-Implementierung. Jedes Unternehmen muss klar definieren, wo Copilot den größten Nutzen bringen kann und welche spezifischen Funktionen dafür erforderlich sind. Führen Sie eine gründliche Bedarfsanalyse durch, um potenzielle Anwendungsfälle zu identifizieren und diese auf der Grundlage Ihrer Unternehmensziele zu priorisieren.
2. Einbindung der Führungskräfte: Die Einführung dieser Technologie kann nur gelingen, wenn die Belegschaft geschlossen dahintersteht. Auch die Unterstützung durch die Führungsebene ist unerlässlich, um die Einführung und die Ressourcenzuweisung voranzutreiben. Insight entwickelt individuell überzeugende Geschäftsmodelle, um den potenziellen ROI von Copilot aufzuzeigen.
3. Bilden Sie Expertengruppen! Um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten, sollten spezielle Teams von „Copilot-Champions“ aus verschiedenen Abteilungen gebildet werden, die das Tool testen, pilotieren und Feedback geben. Diese Champions sollten auch als interne Fürsprecher und Wissensvermittler eingesetzt werden.
4. Sorgen Sie für zuverlässige Berechtigungen. Definieren Sie klare Datenzugriffskontrollen und Berechtigungen zum Schutz sensibler Informationen. Sie müssen also festlegen, auf welche Unternehmensdaten Copilot Zugriff haben soll. Es ist beispielsweise nicht zu empfehlen, dass sensible Daten aus Abteilungen, wie z.B. Personal oder Lohnbuchhaltung für das Tool verwendet werden.
5. Die Implementierung der richtigen Schutztechnologien: Sobald die Berechtigungen festgelegt sind, müssen die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Daten können beispielsweise mit "Sensitivitäts-kennzeichnungen" verschlüsselt werden, um Dokumente, Ordner und E-Mails zu kenn-zeichnen. So wird sichergestellt, dass für alles, was intern oder extern weitergegeben werden kann, die entsprechenden Berechtigungen gelten. Die Maskierung und Anonymisierung von Daten ist eine wichtige Technik, die eingesetzt werden sollte. Denn nur so können LLMs mit realistischen Daten arbeiten, ohne sensible Informationen preiszugeben. Das sind zwar nützliche Beispiele, aber es gibt noch eine ganze Reihe von Sicherheitsmaßnahmen, die angewandt werden können, um sensible Unternehmensdaten davor zu schützen, über Copilot oder andere Modelle kompromittiert zu werden.
6. Umfassende Schulungen anbieten: Unternehmen sollten ihren Mitarbeitern gezielte und relevante Schulungsprogramme anbieten. Nur so können sie sich die Fähigkeiten und Kennt-nisse aneignen, die sie benötigen, um die neue Technologie möglichst effektiv zu nutzen. Dabei ist es notwendig, unterschiedliche Lernstile und -bedürfnisse zu berücksichtigen und auch laufende Unterstützung durch Helpdesks anzubieten. Obwohl Copilot oft als sehr instinktiv angesehen wird, muss sichergestellt werden, dass die Benutzer das Konzept der Eingabeaufforderungen verstehen und wissen, wie sie diese optimieren, um das beste Ergebnis zu erzielen. Copilot interagiert zudem mit vertrauten Programmen wie Microsoft Word und Excel, bei der der normale Benutzer nicht gewohnt ist, Änderungen zu sehen. Daher muss dieser Punkt zwingend berücksichtigt werden.
KI-Tools wie Microsoft Copilot haben das Potenzial, Arbeitsplätze zu verändern. Sie reduzieren und automatisieren einen erheblichen Teil der administrativen Aufgaben, rationalisieren Arbeitsabläufe und verbessern Effizienz und Produktivität. Organisationen werden jedoch keinen dieser Vorteile sehen – und die Technologie könnte sogar den reibungslosen Betriebsablauf beeinträchtigen –, wenn sie keine wirksame Strategie für das Änderungsmanagement und die Implementierung einführen. Daher muss der Ansatz für die Einführung zwingend ganzheitlich sein und sowohl die Chancen als auch die Herausforderungen dieser Technologie berücksichtigen. Wir bewegen uns unaufhaltsam in das "Zeitalter der KI-Mitarbeiter". Daher müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter sowohl von diesen Werkzeugen profitieren als auch ausreichend vor ihnen geschützt werden.
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Peter Rising
EMEA Praxisleiter Cybersecurity, Insight
Peter Rising ist ein IT-Experte mit über 25 Jahren Erfahrung. Er hat für mehrere IT-Lösungsanbieter und private Organisationen gearbeitet - in einer Vielzahl von technischen und leitenden Funktionen mit Schwerpunkt auf Microsoft-Technologien. Seit 2014 ist Peter Rising eine Koryphäe für die Microsoft 365-Plattform. In jüngster Zeit hat er sich auf Microsoft 365 Security and Compliance fokussiert. Er ist Inhaber einer Reihe von Microsoft-Zertifizierungen und wurde bereits zweimal als Microsoft MVP für seine herausragenden Beiträge zur technischen Community ausgezeichnet.
Peter hat mehrere Bücher über Microsoft-Administration und Studienführer verfasst und betreibt zwei YouTube-Kanäle, auf denen er seine Leidenschaft für die Community und die Technologie teilt.
